Drei europäische Softwareunternehmen mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben fusioniert und gehen nun gemeinsam als Marke Haiilo an…
Handbuch interne Kommunikation
Die richtigen Zutaten, in der richtigen Menge, entsprechend wohl überlegtem Rezept zusammengefügt, können einen schmackhaften und beliebten Eintopf ergeben — dies lässt sich auch auf die interne Kommunikation übertragen.
Dieser Beitrag soll Ihnen Anregungen geben, wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können. Besonders als Führungskraft von Mitarbeitern, die oftmals nicht am Schreibtisch arbeiten, stehen Sie vor kommunikativen Herausforderungen. Nämlich Herausforderungen, um die sich Manager mit bürogebundenen Mitarbeitenden keine allzu grossen Sorgen machen müssen.
(Quelle: Beekeeper)
Und es beginnt mit einem Plan…
Mit vorliegendem Artikel werden diverse Bereiche abgedeckt, die für die interne Unternehmenskommunikation der gewerblichen Industrie relevant sind. Zuerst geht es darum, was unter interner Kommunikation zu verstehen ist, und vor allem, warum sie so wichtig ist. Anschliessend werden Trends aufgezeigt, um die ab 2020 niemand mehr herum kommt.
Ein weiterer Bereich beschäftigt sich mit der Aufrechterhaltung der Sicherheit. Sie erhalten einen Einblick, welche Sicherheitsmassnahmen für die interne Kommunikation beachtet werden sollten.
In Kapitel drei wird Ihnen gezeigt, wie Sie ein angemessenes internes Kommunikationskonzept für Ihr Unternehmen umsetzen und die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe auswählen können. Anschliessend erhalten Sie spezifische Tipps zur internen Kommunikation in den grössten Branchen der gewerblichen Industrie: Hotellerie, Produktion und Einzelhandel.
Und last but not least erfahren Sie, wie Sie den ROI der internen Kommunikation messen können.
1. Grundlagen und Instrumente der internen Kommunikation
Erfahren Sie in diesem Kapitel, was interne Kommunikation überhaupt ist, welche Vorteile ein starkes Konzept zur internen Kommunikation bietet und auf welche aktuellen Trends sich ihr Unternehmen vorbereiten sollte.
Interne Kommunikation — was genau ist das
Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten. Für manch einen könnte die Antwort ein bestimmtes Software-Tool sein. Für andere wiederum ist die interne Kommunikation eine bestimmte Strategie, die die Mitarbeitenden, Teammitglieder und letztendlich das gesamte Unternehmen zusammenhält.
Somit ist keine dieser Antworten falsch. Aber dennoch soll an dieser Stelle eine etwas weiter greifende Definition von “Interner Kommunikation” vorgeschlagen werden. Einfach ausgedrückt ist Interne Kommunikation die Art und Weise, wie ein Unternehmen und seine Mitarbeiter miteinander interagieren, um die Arbeit zu erledigen.
Dafür gibt es zahlreiche verschiedene Methoden. Es spielt jedoch keine Rolle, ob Ihr Unternehmen die neuesten und besten Technologiesysteme einsetzt, um in Kontakt zu bleiben, oder ein einfaches Schwarzes Brett im Pausenraum ‒ das Ziel der internen Kommunikation ist immer das gleiche: die Interaktion zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden zu erleichtern.
Eine effektive interne Kommunikation — Die Vorteile
Der Begriff der internen Kommunikation wurde definiert. Nun stellt sich allerdings die Frage, warum Ihr Unternehmen Zeit und Geld in die Verbesserung eben dieser investieren sollte. Warum teilen einige Unternehmen wichtige Informationen über das Schwarze Brett im Pausenraum und andere bauen ein ganzes Systeme für diese Aufgabe auf?
Ein effektives Konzept zur internen Kommunikation kommt Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht tatsächlich zugute. Das klassische Schwarze Brett ist für viele Unternehmen kein ideales Medium, da die Informationen darauf schnell veralten und zudem die CO2-Bilanz durch das ständige Drucken belastet wird. Daher wird auf andere Tools zurückgegriffen.
Unabhängig davon, welchen Kanal/ welche Kanäle Sie in Ihrem Unternehmen für die interne Kommunikation nutzen, bietet ein effektives Konzept generell folgende Vorteile:
- Effizienz
Mit dem für Sie optimalen und richtigen internen Kommunikationskonzept ist das Management in der Lage, Unternehmensziele, Best Practices und wichtige Neuigkeiten schnell und unkompliziert an die Mitarbeitenden weiterzugeben. Umgekehrt können aber auch die Teammitglieder Fragen stellen und rechtzeitig Feedback erhalten.
Da die Forschung ergeben hat, dass 72 Prozent der gewerblichen Mitarbeiter Zugang zu mobilen Geräten haben, ist es sinnvoll, wichtige Interaktionen beispielsweise über eine mobile App zu ermöglichen. Durch den Einsatz von Software, die einen beidseitigen Dialog ermöglicht, können Sie effizient mit Ihrem Team kommunizieren ‒ egal wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden (orts- und zeitunabhängige Kommunikation und Kollaboration).
Darüber hinaus wird Ihr Unternehmen durch die Investition in eine mobiltaugliche interne Kommunikations-Software auch andere Effizienzvorteile erleben. So können beispielsweise Mitarbeiterbefragungen, wiederkehrende Newsletter, Schichtmitteilungen und diverse interne Prozesse automatisiert werden.
Systeme wie beispielsweise Beekeeper, COYO, Bitrix24 oder Staffbase geben Nutzern sogar teilweise Zugang zu Chatbots, was die interne Kommunikation erheblich erleichtert. Stellen Sie sich vor, wie es sich anfühlen würde, wenn simple aber häufige Fragen wie „Wann soll ich am Freitag da sein?“ automatisch beantwortet werden würden!
Ein effektives internes Kommunikationssystem erhöht die Effizienz und erleichtert zugleich dem Management und den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag.
- Mitarbeitergengagement
Das Engagement der Mitarbeiter ist ein besonders “heisses” Thema. Studien belegen, dass engagierte Teammitglieder härter, effizienter und somit mit mehr Spass arbeiten. Dadurch erhöht sich die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und die interne Fluktuation kann minimiert werden.
Aber eine erfolgreiche Involvierung von gewerblichen Mitarbeitenden hat ihre Tücken und Herausforderungen. Im Gegensatz zu ihren Kollegen im Büro sind sie nicht an einem einzigen Ort zentralisiert. Das bedeutet, dass die Ansprache und Einbindung im Alltag nicht so einfach ist. Es wird sich schwierig gestalten ein spontanes Mittagessen zu organisieren. Selbst teamweite E‑Mails werden das Problem in den seltensten Fällen lösen, da nur 17 Prozent der Aussendienstmitarbeiter eine vom Unternehmen vergebene E‑Mail-Adresse haben.Was ist also die mögliche Lösung? Greifen Sie beispielsweise auf bewährte Methoden, wie das Versenden von Mitarbeiterumfragen, zurück. Die Frage nach der Meinung des einzelnen Teammitglieds hat nämlich zwei entscheidende Vorteile: Sie erhalten wichtige Informationen über Ihr Unternehmen und geben den Mitarbeitenden das Gefühl von Wertschätzung, was wiederum deren Engagement erheblich steigert.
- Team-Produktivität
Sobald ein effektives internes Kommunikationssystem vorhanden ist, kann das Management die Teammitglieder effizienter kontaktieren und motivieren. Beides führt natürlich zu einer höheren Produktivität.
Erhalten die Mitarbeitenden ihre Anweisungen schneller, können sie diese auch schneller umsetzen. Fühlen sich die Teammitglieder motiviert, glücklich und geschätzt, steigt laut Studien die Produktivität um bis zu 31 Prozent.
Ein effektives internes Kommunikationssystem ist somit aus vielen Gründen vorteilhaft für Ihr Unternehmen. Vor allem in den Bereichen Effizienz, Mitarbeiterengagement und Team-Produktivität.
Internen Kommunikation — aktuelle Trends
Es gibt viele verschiedene Ansätze und Ideen die interne Unternehmenskommunikation betreffend. Die gewerbliche Industrie sollte allerdings folgende kennen und auch beachten:
- Unternehmenskultur — ein entscheidender Erfolgsfaktor
Nur kurz vorweg: Die Unternehmenskultur war schon immer wichtig. Aber die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmenskultur war noch nie so gross. Insbesondere beim Versuch, ein Unternehmen zu skalieren. Ihr Team möchte sich wertgeschätzt fühlen und daran glauben, dass es an etwas Sinnvollem arbeitet. Ein effektives internes Kommunikationssystem spielt dabei eine grosse Rolle und kann es ermöglichen, eben dieses Gefühl zu erzeugen.
- Digitales Geschick ist gefragt
Das digitale Geschick bezieht sich auf die Fähigkeit und vor allem auf die Bereitschaft eines Unternehmens, sowohl vorhandene als auch neu entstehende Technologien für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Die Technologie kann sich in nahezu allen Geschäftsbereichen verbessern. Insbesondere gilt dies für die interne Kommunikation: Ein Instrument, das die Mitarbeiter vor Ort einsetzen können, ist von entscheidender Bedeutung. Zudem sollte es dem Management detaillierte wertvolle Analysen liefern können.
- KI sollte kein Fremdwort sein
Viele Experten sind sich einig: Künstliche Intelligenz ist die Zukunft. Unternehmen, die sich auf diese Tatsache einlassen, werden sich künftig besser behaupten können. KI-Technologien können ein Konzept der internen Kommunikation wesentlich effizienter gestalten. Durch diverse Automatisierungen kann sich das Management auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig die mühsamen bzw. zeitaufwendigen Aspekte der Kommunikation an Chatbots und andere Formen dieser Technologie delegieren. In einem Whitepaper hat Beekeeper einige Trends in der internen Kommunikation zusammengefasst.
2. Sichere interne Kommunikation
Vor allem die Datensicherheit ist in den letzten Jahren verstärkt ein wichtiges Thema geworden. Zu Recht, denn vor allem im privaten Umfeld wird sich kontinuierlich damit befasst, wie verschiedene Messaging-Apps (Facebook, WhatsApp usw.) mit Benutzerinformationen umgehen.
Zahlreiche Fehler, Lücken und Probleme haben schon zu schlechter Presse, Misstrauen der Kunden und Umsatzeinbussen geführt. Dasselbe könnte auch Ihrem Unternehmen passieren, wenn die interne Kommunikation offengelegt wird. An dieser Stelle wollen wir auf die Sicherheitsmassnahmen eingehen, die Ihr internes Kommunikationssystem benötigt.
Sicherheitsmassnahme, die Sie suchen sollten
Alle sind sich darüber einig, dass Datensicherheit eine grosse und wichtige Rolle spielt. Aber wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass die interne Kommunikation geschützt bleibt? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Kommunikationstools die folgenden Attribute aufweisen:
- Ist das Tool für die Aufgabe geeignet?
Das Instrument zur internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen sollte speziell dafür entwickelt worden sein, Firmenmitglieder in Kontakt zu halten. Messaging-Apps wie beispielsweise WhatsApp wurden nicht dafür gemacht, wichtige Geschäftsdaten zu teilen. Deshalb verfügen diese Apps auch nicht über die notwendigen Sicherheitsbedingungen.
- DSGVO-konform
Die Datenschutzgrundverordnung wurde 2018 von der EU verabschiedet und soll der Öffentlichkeit mehr Kontrolle über personenbezogene Daten geben. Darüber hinaus wird überwacht, was Unternehmen rechtlich mit Kundendaten tun dürfen. Dieses Gesetz gilt für alle Unternehmen, die Kunden mit Wohnsitz in der EU haben ‒ auch wenn das betreffende Unternehmen selbst nicht dort ansässig ist. So unterliegt auch beispielsweise ein New Yorker Hotel den DSGVO-Richtlinien, wenn es Gäste aus der EU beherbergt. Interne Kommunikationstools, die, wie beispielsweise WhatsApp, nicht DSGVO-konform sind, bergen gewisse Risiken. Was passiert, wenn interne Chats mit Kundeninformationen gehackt werden oder an die Öffentlichkeit gelangen? Wie sicher sind die aktuell genutzten internen Kommunikationskanäle Ihrer Mitarbeiter? Erfüllt das Tool für Unternehmen wichtige Kriterien? Wenn nicht, sollten Sie in Erwägung ziehen, in ein anderes Tool zu investieren.
3. Die interne Kommunikation verbessern
Nachdem aufgezeigt wurde, warum eine sichere interne Kommunikation wichtig ist, soll aufgezeigt werden, wie die interne Kommunikation im Unternehmen verbessert werden kann.
Gibt es vielleicht Probleme mit der internen Kommunikation?
Bevor versucht wird das interne Kommunikationssystem zu verbessern, sollte man sich zunächst die Frage stellen, ob es vielleicht Probleme gibt. Wenn ja, welche sind das? Im folgenden einige Beispiele auf die Sie achten sollten:
- Nutzung unterschiedlicher Plattformen
Eine Fehlkommunikation zwischen Management und den Teams führt in den meisten Fällen auch zu schlechten Ergebnissen. Wie informiert die Führungsetage den Rest des Unternehmens über wichtige Entscheidungen? Sollte das aktuell verwendete System die Kommunikation nicht fördern, ist es an der Zeit für eine Veränderung. Eine gesunde interne Unternehmenskommunikation sollte keine Einbahnstrasse sein. Mitarbeitende sollten genauso die Möglichkeit erhalten, mit dem Management zu interagieren und Fragen zu stellen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter seine Verantwortlichkeiten genau kennt und somit kostspielige Fehler minimiert werden. Lassen Ihre derzeitigen internen Kommunikationskanäle Gespräche in beide Richtungen zu?
- Viele Kunden beschweren sich
Ein indirektes Zeichen für eine nicht optimale interne Kommunikation sind Kundenbeschwerden. Werden die Anweisungen der Führungskräfte nicht befolgt, muss der Nutzer die Folgen tragen. Engagierte Mitarbeiter sind in der Regel glücklich. Eine hohe Anzahl von Kundenbeschwerden kann also auch darauf hindeuten, dass Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind. Dies kann dazu führen, dass sie ihren eigenen Frust an unbeteiligten Kunden auslassen. Selbstverständlich muss solch ein Problem gründlich untersucht werden. Es gibt viele Gründe, warum Ihr Unternehmen Kundenbeschwerden erhalten könnte. Eine verbesserungswürdige interne Kommunikation ist nur einer davon. Aber mit Sicherheit wird es sich lohnen, diesem Aspekt auf den Grund zu gehen.
Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie implementieren
Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass Ihr Unternehmen die interne Kommunikation verbessern muss, ist es an der Zeit, auch damit zu beginnen. Untenstehend einige Best Practices, die dabei beachtet werden sollten:
- Kennen Sie Ihre Ziele
Bevor Sie beginnen, müssen Sie verstehen, was überhaupt erreicht werden soll. Was sind die konkreten Ziele? Welche Probleme sollen durch die Umsetzung eines Konzepts zur internen Kommunikation gelöst werden?
Für viele Unternehmen gehören folgende Ziele der internen Kommunikation: Austausch von Informationen, Benachrichtigung von Teammitgliedern über Änderungen in bestimmten Prozessen und die Gewinnung von Mitarbeiterfeedback. Jedes dieser Ziele kann dazu beitragen, das Engagement zu verbessern, die Fluktuationsrate zu senken und somit die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und zu optimieren.
- Finden Sie Ihre Influencer
Sobald im Unternehmen etwas Neues eingeführt werden soll, braucht man Influencer — egal ob um ein E‑Mail-Programm oder einen Prozess zur besseren Kundenberatung geht. Influencer sind Menschen, die die Vorteile der bevorstehenden Veränderungen verstehen, befürworten und dadurch den Rest des Unternehmens davon überzeugen. Häufig sind dies Leute aus der Managementebene oder Abteilungsleiter, aber auch nicht in allen Fällen.
- Entwickeln Sie Ihr Konzept
Sowohl vor der Einführung eines neuen internen Kommunikationssystems als auch nach der Inbetriebnahme ist es essentiell, dass die zu veröffentlichenden Inhalte geplant und strategisch ausrichtet werden. Welche Inhalte könnten die Mitarbeitenden motivieren? Sollten Ihnen die Ideen ausgehen, beginnen Sie mit Begrüssungsnachrichten, Informationen zum Unternehmen und mit der Anerkennung der Mitarbeiter. Ziel sollte es sein, zwei bis drei Nachrichten pro Woche auf der neuen Kommunikationsplattform zu veröffentlichen. Diese Menge ist ideal, um das Team zu motivieren, ohne es zu sehr abzulenken.
- Holen Sie die Mitarbeitenden an Bord
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiten so weit wie möglich ein. Interne Kommunikation funktioniert nämlich nur, wenn sowohl das Management als auch die Mitarbeitenden davon Gebrauch machen und den Mehrwert dahinter verstehen und leben. Eine Möglichkeit des Engagements wäre, Unternehmensnachrichten und Mitarbeiterleistungen zu teilen und beispielsweise eine Art Wettbewerb unter den Mitarbeitenden zu entfachen. So könnten zum Beispiel regelmässige Wettbewerbe stattfinden, um festzustellen, von welcher Abteilung die Kommunikationsplattform am meisten genutzt wird. Die Gewinner werden dann natürlich im Tool bekannt gegeben und belohnt.
Wählen Sie das für Sie am besten geeignete Tool
Laut einer Towers-Watson-Studie können Unternehmen mit effektiven Tools zur internen Kommunikation 47 % höhere Gesamtrenditen aufweisen als Unternehmen, die ineffektiv kommunizieren. Natürlich möchte jeder zur ersten Gruppe gehören. Da es viele verschiedene Kommunikationsplattformen auf dem Markt gibt, soll an dieser Stelle aufgezeigt werden, wie Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen auswählen.
- Was sind Ihre Bedürfnisse?
Im ersten Schritt ist es wichtig im Detail aufzulisten, was genau alles in einem internen operativen Kommunikationstool benötigt wird.
Wer wird die Plattform nutzen? Soll die Plattform für das gesamtes Unternehmen oder nur für eine bestimmte Abteilung eingesetzt werden?
Wie soll das Tool eingesetzt werden? Ist es für die Zusammenarbeit gedacht? Eventuell benötigen Sie eine interne Kommunikations-App, damit Teammitglieder schnell und auch zeit- und ortsunabhängig zwischen Projekten hin und her wechseln können.
Oder wird lediglich ein Informationstool benötigt, mit dem das Management bequem Updates an die Mitarbeitenden senden kann?
Auf all diese Fragen gibt es weder richtige noch falsche Antworten — wichtig ist nur, dass die Fragen ehrlich beantwortet werden und die individuelle Situation des Unternehmens möglichst objektiv bewertet wird.
- Welches Budget steht zur Verfügung?
Der Preis ist natürlich immer ein Thema. Die Kosten für Kommunikationstools können je nach Funktionalitäten stark variieren: von kleinen Beträgen pro Monat bis hin zu einem fünfstelligen jährlichen Betrag — die Range ist riesig. Somit sollten die Bedürfnisse des Unternehmens und das Budget, welches tatsächlich zur Verfügung steht, in Einklang gebracht werden. Sehen Sie des Weiteren die Change, Bestehendes eventuell zu hinterfragen oder gar zu verändern — so zu sagen als Frühjahrsputz der Prozess- und Kommunikationslandschaft.
- Wie bewerten andere die infrage kommenden Tools?
Es ist wichtig, Produktbewertungen zu lesen, bevor Sie in ein neues Tool investieren. Glücklicherweise gibt es viele nützliche Websites, die sich mit dem Austausch dieser Informationen beschäftigen. Sie können auch viel aus spezifischen Unternehmens-Fallstudien lernen. Haben Sie einen Dienstleister gefunden, dem Sie Vertrauen schenken, können Sie auch Gespräche mit bestehenden Kunden führen — diese werden mit Sicherheit gerne aus dem Nähkästchen plaudern und sowohl die positiven aber auch kritische Aspekte einer Lösung auf den Tisch bringen.
- Können die ausgewählten Tools getestet werden?
Bevor Sie im letzten Schritt ein Produkt kaufen, sollten Sie sich das Produkt vorführen lassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit zu erkennen, ob es sich um das für Ihr Unternehmen richtige Tool handelt.
4. Tipps für die gewerbliche Industrie
Im Folgenden sollen spezifische Tipps für drei wichtige Branchen der gewerblichen Industrie aufgeführt werden:
- Hotellerie
- Produktion
- Einzelhandel
Hotellerie
In der Hotellerie ist interne Kommunikation unerlässlich. Der einzige Weg zu garantiertem Erfolg führt über die Kundenzufriedenheit. Dies erfordert eine klare Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, von denen viele keinen klassischen Computer-Arbeitsplatz besitzen.
Wie kann effektiv mit Servicekräften, den Facility Managern und anderen wichtigen Mitarbeitenden in Kontakt geblieben werden? Folgend ein paar Tipps:
- Investieren Sie in eine zentrale Plattform
Die Forschung belegt, dass sich Hotelmitarbeiter mehr Beteiligung wünschen. Sie möchten wissen, was an ihrem Arbeitsplatz passiert. Zusammen mit der Tatsache, dass Sie ohnehin eine zuverlässige Kommunikation mit dem Team benötigen, wird die Entscheidung für eine zentrale Kommunikationsplattform eindeutig.
Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden über ein praktisches Tool erreichen können, wird die Kommunikation zum Kinderspiel. Das Management kann Aufgaben verteilen, Mitarbeitende können Fragen stellen und das Hotel wird insgesamt reibungsloser funktionieren. Einen weiteren Bonus für eine Kommunikationssoftware stellt das erhöhte Mitarbeiterengagement dar. Sowohl die Produktivität als auch die Kundenbindung werden dadurch ansteigen.
- Lassen Sie die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen
In der Hotellerie besitzen nur sehr wenige gewerbliche Mitarbeiter eine interne Firmen-E-Mail-Adresse. Aber die meisten von ihnen besitzen Smartphones, die sie immer bei sich tragen. Mit grosser Wahrscheinlichkeit werden Sie diese auch während der Arbeitszeit benutzen, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Anstatt das Unvermeidliche zu bekämpfen, sollten Sie es mit einer BYOD-Richtlinie begrüssen und für sich nutzen (bring your own device ‒ deutsch: bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit).
Ermutigen Sie Ihr Team, die eigenen Geräte mit zur Arbeit zu bringen und sie für die interne Kommunikation mit den Kollegen zu nutzen. Dies geschieht dann über die eigens von Ihnen eingerichteten Kanäle. Auf diese Weise erhalten Sie grössere Kontrolle über die Gespräche, die sowieso stattfinden. Ausserdem stellen Sie so sicher, dass Ihre interne Kommunikation sicher bleibt. Da immerhin 70 % des Datenverlusts auf Smartphones zurückzuführen sind, ist dies ein wichtiger Aspekt. Schützen Sie also Ihre Daten mit einer starken BYOD-Richtlinie.
- Werden Sie transparenter
Interne Kommunikationsmittel können Ihrem Hotel auf erstaunliche Weise zugute kommen. Aber nur, wenn die von Ihnen entwickelten Lösungen von Ihren Mitarbeitenden genutzt werden. Eine Möglichkeit, die Nutzungsraten zu erhöhen, ist die Förderung der Transparenz. Sie können Vertrauen im Team schaffen, indem Sie Unternehmensziele, Zahlen des Sales-Teams oder andere Informationen teilen. Im Gegenzug werden sich Ihre Mitarbeitenden mehr engagieren und mit höherer Wahrscheinlichkeit das Kommunikationstool nutzen. Damit einhergehend werden auch Produktivität, Effizienz und das Geschäftswachstum steigen.
Produktion
Die Produktion ist eine weitere Branche mit vielen gewerblichen Mitarbeitern, die von einem internen Kommunikationssystem profitieren würden. Wenn Sie in diesem Bereich tätig sind, beachten Sie folgende Tipps:
- Wählen Sie zuverlässige Formen der Kommunikation
In der Praxis gehen Dinge auch einfach einmal schief. Sollte das passieren, müssen Mitarbeitende und Management schnell kommunizieren, um Probleme zu lösen. Leider sind persönliche Gespräche selten möglich und E‑Mail-Nachrichten erregen keine Aufmerksamkeit oder erreichen die Produktionsmitarbeiter nicht. Deshalb sollten Sie Ihre interne Kommunikation eher auf einer digitalen und mobilen Plattform aufbauen. Wenn alle Management-Mitarbeiter-Kontakte über beispielsweise eine Smartphone-App erfolgen, wird die Kommunikation schneller und Probleme in Rekordzeit gelöst.
- Erhalten Sie Mitarbeiter-Feedback
Niemand weiss besser, was täglich in der Fabrik passiert als die Menschen, die dort arbeiten. Das Management muss mit diesen Mitarbeitenden kontinuierlich kommunizieren und ihre Eindrücke gewinnen. Viele erfahrene Kollegen aus diesem Bereich sind es jedoch nicht gewohnt, sich frei mit ihrem Vorgesetzten zu unterhalten. Ihr Job war es lange Zeit, Anfragen zu erfüllen und Aufträge zu erledigen, ohne viele Fragen zu stellen. Aber das kommt Ihrem Produktionsbetrieb nicht zugute. Durch die Implementierung eines intuitiven internen Kommunikationssystems, das im besten Fall über ein persönliches mobiles Gerät zugänglich ist, können Ihre Mitarbeitenden ihr Wissen teilen. Mit diesen wertvollen Informationen können Sie die Effizienz steigern, Prozesse optimieren und vieles mehr. Um diese Gruppe der Mitarbeitenden zu überzeugen können Sie wiederum auf Ihre Influencer setzen.
- Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter
In der Produktion ist Arbeitssicherheit unerlässlich. Glücklicherweise kann eine interne Kommunikations-App helfen, Verletzungen zu vermeiden. Wie das geht? Indem Best Practices zum Thema Sicherheit mit den Mitarbeitern geteilt werden. Das können sowohl Anleitungen als Dokumente oder anschauliche Videos sein. Ein FAQ-Bereich kann eingerichtet werden oder gar ein “Sicherheits-Test” implementiert werden, den jeder Mitarbeitende ausfüllen muss.
Die interne Kommunikationssoftware kann es den Teammitgliedern auch erleichtern, Vorfallsberichte zu erstellen. Eine der besten Möglichkeiten, Verletzungen am Arbeitsplatz zu reduzieren, ist es, problematische Ecken im Auge zu behalten. Ermutigen und bestärken Sie Ihre Mitarbeiter darin, unsichere Arbeitsbedingungen sofort über die digitale Plattform zu melden, wenn solche entdeckt werden.
Einzelhandel
In diesem stark umkämpften Umfeld kann eine effektive interne Kommunikation den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Die folgenden Tipps sollen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden und die Interaktion zwischen Management und Mitarbeitenden zu verbessern.
- Planen Sie die interne Kommunikation
Zunächst braucht es einen konkreten Plan für die interne Kommunikation. Viele Einzelhändler tun dies nicht und leiden unter den Folgen. Wie kann das Team erreicht und das Engagement gesteigert werden? Wie viele Informationen benötigen die Mitarbeitenden über Unternehmensrichtlinien, Prozesse und beispielsweise Upselling?
Indem festgelegt wird, wie die Kommunikation ablaufen soll, welche Kernbotschaften vermittelt und welche Kanäle genutzt werden sollen, wird sichergestellt, dass das Unternehmen so reibungslos wie möglich funktioniert.
- Öffnen Sie die Kommunikation in beide Richtungen
Im Einzelhandel verläuft die interne Kommunikation in der Regel nur vom Management in Richtung Mitarbeitende. Nicht selten wird nur kommuniziert, wenn es um Ziele, Strategie oder wichtige Neuerungen im Unternehmen geht.
Dies ist aus mehreren Gründen problematisch: Es bremst die Mitarbeitenden beim Fragenstellen. Wenn dann nicht klar ist, was zu tun ist, passieren Fehler.
Die Mitarbeitenden im Einzelhandel sind in der Regel die ersten, die auf Probleme stossen. Aber sie werden diese nicht dem Management mitteilen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Stimme nicht zählt.
Auch im Einzelhandel wollen Mitarbeitende motiviert und vor allem geschätzt werden. Ein Arbeitsklima, das seinen Mitarbeitern eine Stimme gibt, weist eine wesentlich geringere Fluktuationsrate auf.
- Bekämpfen Sie nicht die mobile Revolution
Das Verkaufspersonal schreibt sich sowieso schon Nachrichten. Ähnlich wie in der Hotellerie sollten Sie nicht das Unvermeidliche bekämpfen, sondern es stattdessen für sich nutzen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine kontrollierte Kommunikationsumgebung. Vorzugsweise über das Smartphone. Auf diese Weise können Sie in regelmässigem Kontakt mit Ihrem Team bleiben, Gespräche fördern (selbst die schüchternsten Mitarbeiter im Einzelhandel können einen Text senden) und das Engagement steigern. Die Zahlen lügen nicht: Engagierte und motivierte Mitarbeiter tragen 69 % mehr Umsatz bei.
Interne Kommunikation mit Ihren Non-Desk-Workern (gewerblichen Mitarbeitern)
Interne Kommunikation ist besonders in Branchen wie Hotellerie, Produktion und Einzelhandel und vielen weiteren unerlässlich und ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der beste Weg, dies zu gewährleisten, besteht darin, in eine digitale, mobiltaugliche Plattform zu investieren, die über die vorhandenen Mobiltelefone Ihrer Mitarbeitenden zugänglich ist.
5. Messung des ROI der internen Kommunikation
Sobald die internen Kommunikationskanäle eingerichtet sind, ist es wichtig, dass diese auch überwacht werden und der ROI bewertet werden kann. Laut jüngsten Berichten nehmen sich leider nur 40 % der Verantwortlichen für interne Kommunikation Zeit für diesen Aspekt.
So können diverse Haushalts- und Produktivitätsprobleme entstehen. Sie sollten wissen, wie viel Ihr internes Kommunikationssystem kostet. Erst dann kann festgestellt werden, ob die Kosten vertretbar sind.
Des Weiteren sollte festgestellt werden, wie viel Geld das Unternehmen durch interne Kommunikation einsparen kann. Laut Thought Leader Zone verliert ein durchschnittliches Unternehmen mit ca. 100 Mitarbeitern aufgrund schlechter Kommunikation etwa 17 Stunden pro Woche und über 500.000 Dollar pro Jahr. Das ist kein Scherz! Stellen Sie sich nun vor, wie viel Geld Ihr Unternehmen durch die Einführung interner Kommunikationsmittel einsparen könnte.
Und schliesslich bleibt noch der wichtige Faktor “Zeit”. Das ist eine der wertvollsten Ressource, denn davon kann man nicht einfach mal “mehr kaufen”. Wie viel Zeit spart die ausgewählte interne Kommunikationsplattform dem Unternehmen? Je produktiver die Mitarbeitenden, desto besser.
Aber wie wird der ROI interner Kommunikation gemessen?
All dies wirft die Frage auf: Wie sollte der ROI der internen Kommunikation gemessen werden? Folgende Kennzahlen können unterstützen:
1. Akzeptanzrate: Wie viele Mitarbeiter nutzen tatsächlich die interne Kommunikationssoftware? Sehen Sie sich an, welcher Prozentsatz Ihres Teams ein Profil erstellt, sich angemeldet hat, wieviel Interaktion stattfindet, usw.
2. Öffnungs- und Rücklaufquote: Mitarbeitenden können sich zwar auf der Plattform angemeldet haben, müssen aber nicht unmittelbar beteiligt sein. Prüfen Sie, wie viel Prozent der Nachrichten tatsächlich gesehen und gelesen wurden – je höher die Zahl, desto besser. Es kann auch helfen, die Rücklaufquoten zu untersuchen. Eine Antwort stellt das höchste Mass an Mitarbeiterengagement dar.
3. Mitarbeiterbefragungen: Um die Effektivität der internen Kommunikation zu beurteilen und ein genaues Gefühl für den ROI zu bekommen, kann einfach das Team nach deren Meinung zur Plattform befragt werden. Eine Umfrage kann erstellt und verschickt werden. Analysieren Sie anschliessend die Antworten, die von Ihren Mitarbeitenden eingegangen sind.
6. Schlussfolgerung
Gute interne Kommunikation ist für moderne Unternehmen unerlässlich. Wenn Sie Ihren gewerblichen Mitarbeitern (ihren Non-Desk-Workern) eine sichere Plattform zur Verfügung stellen, die beidseitige Kommunikation ermöglicht, wird das Engagement gefördert, die Produktivität gesteigert und die Fluktuationsrate gesenkt.
Glücklicherweise ist die Implementierung eines internen Kommunikationssystems im Grunde nicht schwierig. Sie müssen nur folgende Schritte gehen:
- Kennen Sie Ihre Ziele und sehen den bevorstehenden Wandel als Change
- Identifizieren Sie Ihre Zielgruppen und Stakeholder
- Entwickeln Sie Ihre Strategie bzw. lehnen Sie das Vorhaben an Ihre Unternehmensstrategie an
- Wählen Sie das für Sie beste Tool aus. Aber bedenken Sie: Auch im Jahr 2020 gibt es leider noch keine “Eierlegende-Wollmilchsau”
- Definieren Sie Ihre Kennzahlen
- Binden Sie Ihre Mitarbeitenden von der ersten Minute ein
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