Ein agiles Unternehmen

In der dig­i­tal­en Trans­for­ma­tion gilt Agilität oft­mals als Hand­lungs­maxime für viele Unternehmen. Im Pro­jek­t­man­age­ment, Design oder auch im Bere­ich Human Resources. Aber welchen Vorteil ziehen Unternehmen eigentlich daraus? Und warum kom­mu­nizieren wir heutzu­tage im Pri­vat­en schon viel effizien­ter und mod­ern­er als es im Arbeit­sall­t­ag die Regel ist?

Anpas­sungs­fähigkeit und schnelle Reak­tions­freudigkeit ist zunehmend zu einem strate­gis­chen und organ­isatorischen Prinzip gewor­den. Stetig wach­sender Wet­tbe­werb­s­druck bewegt Unternehmen zunehmend dazu, Prozesse jeglich­er Art zu opti­mieren.

Als wichtige Kri­te­rien gel­ten unter anderem:

• kun­de­nori­en­tierte Unternehmensstruk­turen
• teamor­i­en­tierte Abläufe
• inter­ak­tive Prozesse
• Trans­parenz und Ein­fach­heit
• kurzfristige Feed­back-Möglichkeit­en

Die oben ste­hen­den Begriffe machen deut­lich, dass die grund­sät­zlichen Voraus­set­zun­gen für Agilität vor allem eine Bere­itschaft zum echt­en Dia­log, Koop­er­a­tion und trans­par­entem Wis­sensaus­tausch sind. Ulrike Buch­holz (Hochschule Han­nover) und Susanne Knorre (Hochschule Osnabrück), Pro­fes­sorin­nen für Unternehmen­skom­mu­nika­tion, verdeut­lichen dies: „Agile Unternehmen betra­cht­en Vielfalt als eine Voraus­set­zung für ihre Inno­va­tions­fähigkeit und damit Wet­tbe­werb­s­fähigkeit, selb­st wenn sie sich wider­sprüch­lich darstellt und somit wom­öglich energier­aubende Maß­nah­men für eine erfol­gre­iche Zusam­me­nar­beit nach sich zieht. Um diese Vielfalt mit den Anforderun­gen an Schnel­ligkeit von Entschei­dun­gen in Ein­tra­cht brin­gen zu kön­nen, ist wiederum die Fähigkeit und nicht zulet­zt die Befähi­gung zur Selb­stor­gan­i­sa­tion notwendig, wodurch die notwendi­ge Kol­lab­o­ra­tion gefördert wird.“

Erfolgsfaktor leistungsfähige Kommunikation

Aber was genau ist damit gemeint? Geht es um „Schnel­ligkeit“ als Wert an sich, um mehr Spon­tan­ität, weniger Abstim­mungss­chleifen in der Unternehmens-Matrix und ein impul­sives „Ein­fach mal machen“?

Doch so ein­fach ist der Weg zur Dig­i­tal­isierung nicht zu beschre­it­en. Ger­ade an dem Ort, an dem Mitar­beit­er selb­ständi­ger und vor allem flex­i­bler han­deln sollen, geht es um ein wirkungsvolles Begleit­en bei der Erfül­lung von Arbeit­sauf­gaben. Das bedeutet: Die kom­mu­nika­tive Leis­tungs­fähigkeit von Unternehmen und den dort beschäftigten Mitar­bei­t­erin­nen und Mitar­beit­ern wird zu einem immer wichtigeren Erfol­gs­fak­tor. Eine erfol­gre­iche dig­i­tale Trans­formierung hat dann stattge­fun­den, wenn die Men­schen in diesem Unternehmen gewil­lt und vor allem auch fähig sind, sich sowohl nach innen wie nach aussen miteinan­der zu ver­net­zen und kol­lab­o­ra­tiv zu arbeit­en. Aber genau dies ist für Viele im Beruf­sall­t­ag immer noch neu. Somit ist es essen­tiell, das Betreten des Neu­lan­des mit einem erfahre­nen Nav­i­ga­tor und entsprechen­den Hil­f­s­mit­teln zu bestre­it­en.

Neues Denken und Handeln

Ein solch­es Hil­f­s­mit­tel stellt ein Social Intranet dar: Es soll Mitar­beit­er dabei unter­stützen, in ein­er dial­o­gori­en­tierten und agilen Arbeit­sumge­bung trittsich­er zu wer­den und hat sich zu einem wichti­gen Treiber für Agilität entwick­elt.

Die Basis eines solchen Social Intranets beste­ht aus Infor­ma­tion, vor allem aber Inter­ak­tion und Kol­lab­o­ra­tion. Neben redak­tionellen Inhal­ten, Doku­menten­ver­wal­tung oder Prozess­ab­bil­dun­gen, kön­nen Nutzer auch eigene Inhalte gener­ieren und diese mit Kol­le­gen teilen.

Unternehmenskultur als Erfolgsfaktor

Social Intranets kön­nen den kul­turellen Wan­del in einem Unternehmen fördern und beschle­u­ni­gen. Inte­gri­erte Instru­mente für die Ver­net­zung, Inter­ak­tion und einen direk­ten Dia­log bieten neue Möglichkeit­en für eine bere­ichs- und stan­dortüber­greifende Kol­lab­o­ra­tion. The­men­be­zo­gene “Grup­pen-Chats”, in denen Experten Antworten auf kom­plizierte Fra­gen disku­tieren oder sich virtuell coachen sind ein Beispiel dafür. Durch die indi­vidu­ellen Benutzer­pro­file der Mitar­beit­er kön­nen spez­i­fis­chen Angaben zu den eige­nen Ken­nt­nis­sen (Fremd­sprachen, Exper­tise etc.) gemacht wer­den. Somit kann sich der einzelne Mitar­beit­er unternehmensweit als rel­e­van­ter und erfahren­er Ansprech­part­ner posi­tion­ieren, damit bess­er gefun­den wer­den und somit das eigene Wis­sen weit­ergeben.

Informationsfluss als Erfolgsfaktor

Um agil arbeit­en zu kön­nen muss der interne Kom­mu­nika­tion­saus­tausch und Infor­ma­tions­fluss verbessert wer­den. Mit Hil­fe von Funk­tio­nen wie Chat, Auf­gaben­man­age­ment inkl. Wieder­vor­la­gen oder einem Aktiv­i­ty Stream bleiben alle Beteiligten unkom­pliziert in Echtzeit auf dem neuesten Stand. Sie wer­den bei Änderun­gen automa­tisch informiert wodurch bspw. der oft­mals müh­same E‑Mail-Verkehr eingedämmt wird. Rel­e­vante Infor­ma­tio­nen müssen somit nicht mehr müh­sam aus ein­er Vielzahl von E‑Mail her­aus­ge­sucht wer­den, son­dern sind in der jew­eili­gen Arbeits­gruppe mit einem Klick zu find­en.

Wissenstransfer als Erfolgsfaktor

Social Intranets fördern die benötigte Flex­i­bil­ität in der Pro­jek­tar­beit und fördern die unbe­gren­zte Wis­sensver­mit­tlung: In soge­nan­nte Wikis oder Team­räu­men wird das Wis­sen der einzel­nen Experten gesam­melt, doku­men­tiert und somit für die Nach­welt zur Ver­fü­gung gestellt.

Partizipation als Erfolgsfaktor

Das Social Intranet ermöglicht dem Man­age­ment, unkom­pliziert und schnell Feed­back der eige­nen Mitar­beit­er einzu­holen, die Nachvol­lziehbarkeit ihrer Entschei­dun­gen zu erhöhen, Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung zu stellen oder den Wis­sens­stand der Mitar­bei­t­en­den abzufra­gen. Effek­tive Instru­mente dafür sind beispiel­sweise Blitzum­fra­gen oder Ein-Klick-Umfra­gen. Mitar­bei­t­ende kön­nen sich durch Likes oder Kom­mentare ein­brin­gen, Verbesserungsvorschläge machen. Dadurch wird das Gefühl der Wertschätzung erhöht und die Moti­va­tion und Loy­al­ität steigt.

Vernetzte Vielfalt

Wichtig zu bedenken ist, dass solch ein intern­er Unternehmenswan­del kein Sprint son­dern ein Marathon­lauf ist. Beste­hende Struk­turen sollen dabei allerd­ings nicht kom­plett über Bord gewor­fen wer­den. Die beste­hende Unternehmen­skul­tur trägt mass­ge­blich zur Ver­ankerung neuer Arbeits­for­men bei. Um genau diese Unternehmen­skul­tur, die Ein­stel­lun­gen und das Ver­hal­ten der Mitar­bei­t­en­den zu entwick­eln und zu verän­dern, sind Social Intranets ein zeit­gemäss­es und wertvolles Mit­tel. Den Mitar­beit­ern die Angst vor Neuem nehmen und sie Schritt für Schritt an die neue Plat­tform zu gewöh­nen erhöht die Wahrschein­lichkeit der Akzep­tanz um ein Vielfach­es.