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Social Intranet — Auch in einer Krise gut vorbereitet

Social Intranet Strategie LINXYS

Die Coro­na-Pan­de­mie hat unse­ren Arbeits­all­tag ordent­lich durch­ein­an­der­ge­wir­belt: Home Office, Video­kon­fe­renz, Digi­tal Work­place, Social Intra­net sind nur eini­ge Begrif­fe die in den ver­gan­ge­nen Mona­ten sogar den letz­ten Win­kel der Arbeits­welt erreicht haben.

Um wei­ter­hin pro­duk­tiv zu blei­ben und den Scha­den so gering wie mög­lich zu hal­ten, haben vie­le Unter­neh­men, die bis dato noch nichts mit Digi­ta­li­sie­rung bzw. Digi­ta­ler Trans­for­ma­ti­on zu tun hat­ten, von jetzt auf gleich diver­se Sys­te­me ein­ge­führt: Gegoo­gelt, gekauft und los ging es. Es durf­te kei­ne Zeit ver­lo­ren wer­den.
Für die Sys­tem­an­bie­ter eine gross­ar­ti­ge Sache – für die­je­ni­gen die das Sys­tem am Ende nut­zen müs­sen eher schwie­rig: Wie funk­tio­niert das jetzt eigent­lich? Wer ist mein Ansprech­part­ner bei Pro­ble­men? Was darf ich und was nicht? War­um denn jetzt schon wie­der ein neu­es Tool?

Und nach ein paar Tagen, fra­gen sich dann auch die Ver­ant­wort­li­chen im Unter­neh­men ob das ein­ge­führ­te Sys­tem über­haupt kom­plett genutzt wer­den soll ohne an die­ser Stel­le aus dem Ruder zu lau­fen. Denn schliess­lich hat man ja seit Jah­ren Richt­li­ni­en und Vor­ga­ben das Cor­po­ra­te Beha­viour und die Cor­po­ra­te Com­mu­ni­ca­ti­on betref­fend:

  • «Liken und kommentieren…Kann man das abschal­ten?»
  • «Wozu brau­chen denn unse­re Non-Desk-Worker eigent­lich ein Pro­fil? Ach, wir legen dann spä­ter Ter­mi­nals als User an – spart auch Geld. Solang die Pro­duk­ti­on still steht, brau­chen die betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ter ja auch kei­ne Infos.»
  • «Aber die Nut­zung via Smart­pho­ne möch­ten wir bit­te ver­hin­dern.»
  • «Kön­nen wir bit­te den Chat abstel­len? Die sol­len arbei­ten und nicht chat­ten.»
  • «Muss wirk­lich jeder mit ins Sys­tem.»

Social Intranet — Schnellschuss vs. Strategie

Und somit soll­ten auch in Kri­sen­zei­ten kei­ne Schnell­schüs­se gemacht wer­den. Denn: «You never get a second chan­ce to make your first impres­si­on.» Und wenn der ers­te Ein­druck, die ers­te Erfah­rung mit etwas Neu­em in die Hose geht, wird es schwie­rig im Nach­hin­ein die Räd­chen wie­der rich­tig zu stel­len und das ein­ge­führ­te Sys­tem tat­säch­lich zum Leben zu erwe­cken.

Somit gibt es eini­ge Punk­te die aus der Erfah­rung her­aus beach­tet wer­den soll­ten, damit das «Social Intra­net Pro­jekt» ein ech­ter Erfolg wird.

Fol­gen­de Fra­gen kön­nen die Vor­be­rei­tung beein­flus­sen. Denn Vie­les kann – muss aber nicht:

  • Wel­che Lösung passt zu mei­nem Unter­neh­men?
  • Wie kann eine aus­ge­wähl­te Lösung effi­zi­ent und effek­tiv aus­ge­rollt wer­den?
  • Wie wer­den Mit­ar­bei­ter geschult?
  • Wie rich­tet man einen Digi­tal Work­place ein?
  • An wel­chem Punkt ste­hen wir aktu­ell im Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess und wie sehr müss­ten wir uns ver­än­dern? Sind wir bereit die­sen Weg zu gehen?
  • Wel­che Funk­tio­nen sol­len ver­füg­bar sein und wel­che Bedürf­nis­se haben unse­re Mit­ar­bei­ter? Wie kann das Sys­tem hier anset­zen?
  • Was geschieht mit der Lösung NACH der Kri­se?
  • Und vor allem: Kön­nen wir uns als Orga­ni­sa­ti­on wei­ter­ent­wi­ckeln und wie hilft uns das aus­ge­wähl­te Sys­tem dabei?

Im Ide­al­fall soll­ten unten auf­ge­führ­te Stu­fen durch­dacht wer­den, bevor ein neu­es Sys­tem ein­ge­führt wird:

Es wird klar, dass das Ein­füh­ren eines Social Intra­nets kein rei­nes IT-Pro­jekt dar­stellt, son­dern vor allem ein The­ma für die Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung ist – es geht um Chan­ge Manage­ment – um Ver­än­de­run­gen.

Es stellt sich die Fra­ge ob man ledig­lich Digi­ta­li­sie­ren möch­te oder eine digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on anstos­sen will. Für manch einen mag der Unter­schied der Begriff­lich­keit uner­heb­lich oder sogar unwich­tig sein. Geht es jedoch um Ihr Unter­neh­men und vor allem um die Unter­neh­mens­stra­te­gie, soll­ten Sie den Begrif­fen Ihre Auf­merk­sam­keit schen­ken — denn zwi­schen der rei­nen Digi­ta­li­sie­rung und einer digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on lie­gen sprich­wört­lich Wel­ten.

Digi­ta­li­sie­rung ist heut­zu­ta­ge fast schon Pflicht – vor allem bei der aktu­el­len Situa­ti­on. Die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on ist die Kür. Wenn Sie “nur” digi­ta­li­sie­ren, befin­den sie sich mehr oder weni­ger auf der siche­ren Sei­te – ein biss­chen Chat­ten, ein biss­chen Video­kon­fe­renz – soll­te kein gros­ses Pro­blem dar­stel­len.

Jedoch gehen Sie damit das Risi­ko ein, von Ihren Mit­be­wer­bern, die die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on für sich als Chan­ce erkannt haben, abge­hängt zu wer­den. Neh­men Sie sich also die Zeit, Ihr Unter­neh­men und Ihre Pro­zes­se ein­mal in aller Ruhe unter die Lupe zu neh­men — damit die Zukunft Ihnen, Ihren Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen gehört. Denn die Ver­än­de­rung kommt, frü­her oder spä­ter, sowie­so.

Somit ist es nicht ver­wun­der­lich, dass es diver­se Model­le gibt, die das Chan­ge Manage­ment beleuch­ten, greif­bar machen und somit Anre­gun­gen für eine mög­li­che Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung lie­fern.

So beschreibt bei­spiels­wei­se Fre­de­ric Laloux in sei­nem Buch «Reinven­ting Orga­niz­a­ti­ons» wie eine neue Evo­lu­ti­ons­stu­fe der Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung aus­se­hen könn­te. Cha­rak­te­ris­ti­ken hier­von fin­den wir heu­te schon in eini­gen erfolg­rei­chen Unter­neh­men. Aber so unter­schied­lich die ein­zel­nen bestehen­den Orga­ni­sa­ti­ons­for­men, so unter­schied­lich wird auch das Social Intra­net Pro­jekt ange­gan­gen.

Laut Laloux sind Unter­neh­men bei­spiels­wei­se archai­sche wie Stra­ßen­ban­den und Arme­en orga­ni­siert, modern wie ein typi­scher Kon­zern und post­mo­dern plu­ra­lis­tisch wie man­che Start-ups. Jede die­ser Struk­tu­ren folgt eige­nen Geset­zen und hat somit in der Ver­gan­gen­heit für Durch­brü­che gesorgt. So ent­stan­den mit der Armee for­ma­le Rol­len, moder­ne Unter­neh­men brach­ten das Leis­tungs­prin­zip und Inno­va­tio­nen aufs Par­kett, post­mo­der­ne Orga­ni­sa­tio­nen schrei­ben sich Empower­ment und wer­te­ori­en­tier­te Kul­tur auf die Fah­ne. Jede Stu­fe ermög­lich­te es, kom­ple­xe­re Auf­ga­ben zu lösen. Für Fre­de­ric Laloux, ist die höchs­te Orga­ni­sa­ti­ons­stu­fe eine “inte­gra­le evo­lu­tio­nä­re Orga­ni­sa­ti­on”. Das bedeu­tet: Selbst­füh­rung, Ganz­heit und evo­lu­tio­nä­rer Sinn.

Selbst­ver­ständ­lich wird nicht jedes Unter­neh­men zur Kro­ne der Schöp­fung wer­den kön­nen, aber ein­zel­ne Aspek­te und Erfolgs­fak­to­ren sind defi­ni­tiv anwend­bar. Jedes Unter­neh­men soll­te objek­tiv beur­tei­len auf wel­cher Ent­wick­lungs­stu­fe es sich gera­de befin­det und ob der gemein­sa­me Kon­sens vor­han­den ist, die nächst höher gele­ge­ne Stu­fe in Angriff zu neh­men – mit allen dazu gehö­ri­gen Ver­än­de­run­gen.

Organisationsentwicklung und Social Intranet

Aus unse­rer Sicht soll­te die Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung die kon­zep­tio­nel­le Grund­la­ge für das Pro­jekt bil­den. Denn hier­bei liegt der Fokus auf der Befä­hi­gung der ein­zel­nen Akteu­re. Das Sys­tem wird wei­test­ge­hend als Werk­zeug ver­stan­den, mit dem Ver­än­de­rung ermög­licht und gezielt her­bei­ge­führt wer­den. Essen­ti­ell ist, dass alle rele­van­ten Abtei­lun­gen bei der Orga­ni­sa­tion­ent­wick­lung an einem Strang zie­hen: IT, inter­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on und Manage­ment.

Eigent­li­ches Ziel soll­te es im Grun­de sein, eine Platt­form zu inte­grie­ren, die auch tat­säch­lich etwas bringt, die von den Usern ger­ne genutzt wird und mit der ein Arbeits­all­tag best­mög­lich und vor allem effi­zi­ent bestrit­ten wer­den kann.

Lehr­bü­cher und eige­ne Erfah­run­gen zei­gen diver­se Kata­ly­sa­to­ren (Metho­den) auf, die einen Wan­del im Unter­neh­men begüns­ti­gen und vor allem auch inner­halb des neu­en Sys­tems umge­setzt wer­den kön­nen.

1. WORKING OUT LOUD (WOL)

WOL ist eine Selbst­lern­me­tho­de die auf der Men­ta­li­tät der Zusam­men­ar­beit auf­baut:

  • Find: Fin­de rele­van­te Per­so­nen und Inhal­te
  • Share: Tei­le dei­ne Arbeit wo ande­re sie sehen und davon pro­fi­tie­ren kön­nen
  • Make: Lass das alles zu einer Rou­ti­ne dei­nes Arbeits­all­tags wer­den
  • Give: Inter­agie­re – tei­le, kom­men­tie­re und ver­net­ze dich mit Kol­le­gen

Out­put WOL
Ech­te Kol­la­bo­ra­ti­on durch trans­pa­ren­te Ver­net­zung über die eige­ne Kom­fort­zo­ne hin­aus.

2. COMMUNITY OF PRACTICE (CoP)

CoPs set­zen sich aus Teil­neh­mern zusam­men, die an ähn­li­chen Auf­ga­ben­stel­lun­gen arbei­ten und ein Inter­es­se dar­an haben, auf die­sem Gebiet ihr Wis­sen durch den Aus­tausch mit den ande­ren Teil­neh­mern zu erwei­tern.

Ziel ist der Gedan­ken­aus­tausch zwi­schen Exper­ten zu einem bestimm­ten The­men­ge­biet um vor­han­de­ne Prak­ti­ken zu opti­mie­ren, neue Prak­ti­ken zu ler­nen und Erfah­run­gen aus­zu­tau­schen.

Out­put WOL
Eigen­ver­ant­wort­li­ches Lösen von kom­ple­xen Anfor­de­run­gen – durch Kom­mu­ni­ka­ti­on, Ver­net­zung und kon­ti­nu­ier­li­chen Aus­tausch.

Im Grun­de haben alle die­se Katalysatoren/ Metho­den Fol­gen­des gemein­sam:

Für wel­che Platt­form (wel­ches Social Intra­net ) und für wel­che Metho­de Sie sich letzt­end­lich ent­schei­den, bleibt selbst­ver­ständ­lich Ihnen über­las­sen.

Aber Kri­se hin oder her – sehen Sie es als Chan­ce sich Gedan­ken zu machen und Bestehen­des zu opti­mie­ren. Und falls dies kein Anreiz ist – sehen Sie es aktu­ell noch als Wett­be­werbs­vor­teil. Denn der Wan­del fin­det statt. Und die­sem soll­te lie­ber vor­be­rei­tet ent­ge­gen­ge­tre­ten wer­den.

«Es ist nicht die stärks­te Spe­zi­es, die über­lebt, auch nicht die intel­li­gen­tes­te, son­dern die­je­ni­ge, die am bes­ten auf Ver­än­de­run­gen reagiert»
(Charles Robert Dar­win).

Erken­nen Sie das Poten­ti­al einer stra­te­gisch gelenk­ten Frei­heit und inves­tie­ren Sie ein wenig Zeit eben die­se zu gestal­ten. Mit der rich­ti­gen Soft­ware und der rich­ti­gen Metho­de kön­nen Ihre indi­vi­du­el­len stra­te­gi­schen Zie­le opti­mal erreicht wer­den – und gleich­zei­tig die Moti­va­ti­on, Zufrie­den­heit und das Enga­ge­ment Ihrer Mit­ar­bei­ter um ein Viel­fa­ches gestei­gert wer­den. Erken­nen Sie Ihre Mit­ar­bei­ter als eine der wich­tigs­ten Res­sour­cen an und gehen beim «War for talents» als Sie­ger her­vor.

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