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Home Office — Schnell und unkompliziert einführen

Home-Office Social Intranet LINXYS

Der digi­ta­le Arbeits­platz bie­tet zum einen Arbeit­neh­mern eine gewis­se Fle­xi­bi­li­tät und kann zum ande­ren auch von Unter­neh­men in beson­de­ren Situa­tio­nen genutzt wer­den um Fle­xi­bi­li­tät und Agi­li­tät zu gewähr­leis­ten: Der Betrieb wird auf­recht­erhal­ten indem Mit­ar­bei­ten­de in Home Office geschickt wer­den und ihren Arbeits­all­tag orts- und zeit­un­ab­hän­gig gestal­ten. Somit wird sicher­ge­stellt, dass Unter­neh­men wei­ter­hin pro­duk­tiv sein kön­nen.

Neue Tech­no­lo­gien und Ansät­ze ermög­li­chen es die Kom­mu­ni­ka­ti­on und die Zusam­men­ar­beit auch in einer Situa­ti­on, wie sie aktu­ell vor­herrscht, zu gewähr­leis­ten. Durch Lösun­gen wie Bitrix24, COYO und Staff­ba­se kön­nen Unter­neh­men auch in unsi­che­ren Zei­ten sicher­stel­len, dass das ope­ra­ti­ve Geschäft auf­recht­erhal­ten wird und zudem sach­li­che Infor­ma­tio­nen auf ver­trau­ens­wür­di­ge Wei­se schnell und unkom­pli­ziert an alle Mit­ar­bei­ten­den über­mit­telt wer­den. Denn vor allem in Kri­sen­zei­ten ist eine offe­ne, kon­ti­nu­ier­li­che und trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ein Bin­de­glied, das in der Lage ist alles zusam­men­zu­hal­ten und Unsi­cher­hei­ten ent­ge­gen­zu­wir­ken.

Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie dabei, eine Home Office Lösung in kür­zes­ter Zeit ein­zu­füh­ren — damit die Sicher­heit Ihrer Mit­ar­bei­ten­den gewähr­leis­tet ist sowie der Betrieb auf­recht­erhal­ten wer­den kann.

Die LINXYS GmbH berät Sie  indi­vi­du­ell und ergeb­nis­ori­en­tiert zu den ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten in Bezug auf die schnel­le Ein­rich­tung und Ein­füh­rung einer Home Office Lösung (sowohl auf Soft­ware- als auch User-Ebe­ne).

Damit Ihre Mit­ar­bei­ten­den opti­mal vor­be­rei­tet wer­den und von der ers­ten Minu­te an ein­satz­be­reit sind, bie­ten wir Online-Schu­lun­gen an, in wel­chen wir das Hand­ling auf­zei­gen, Fra­gen beant­wor­ten und Ihren Mit­ar­bei­ten­den somit einen opti­ma­len Start in den Digi­ta­len Arbeits­platz ermög­li­chen.

Her­vor­zu­he­ben ist, dass Lösun­gen zur Ver­fü­gung ste­hen, wel­che schnell ein­ge­führt und umge­setzt wer­den kön­nen: Die­se Lösun­gen sind alle in der Cloud ver­füg­bar und kön­nen somit sofort gerä­te­un­ab­hän­gig (durch bspw. mobi­le Appli­ka­tio­nen auf Smart­pho­nes und Tablets) über das Inter­net genutzt wer­den. Dies spart Unter­neh­men die wich­ti­ge Res­sour­ce Zeit — denn die Beleg­schaft muss nicht erst mit Lap­tops oder VPN-Zugän­gen aus­ge­stat­tet wer­den.

Tips: Umstellung auf Home Office

Im Fol­gen­den möch­ten wir Ihnen eine klei­ne Check­lis­te zur Ver­fü­gung stel­len mit Punk­ten, wel­che beach­tet wer­den soll­ten, wenn der Arbeits­all­tag in Situa­tio­nen wie aktu­ell, aber auch für die Zukunft orts- und zeit­un­ab­hän­gig gestal­tet wer­den soll und wie eine Umstel­lung auf Home Office ein­ge­führt wer­den kann.

1. Sprechen Sie mit Ihrem Team.

Wenn Ihre Mit­ar­bei­ten­den von zu Hau­se aus arbei­ten sol­len, ist es wich­tig, dass Sie erklä­ren, war­um dies ange­sichts der aktu­el­len Situa­ti­on ein wich­ti­ger Schritt ist. Eini­ge Ihrer Mit­ar­bei­ter sind viel­leicht besorgt über die­sen Über­gang, wäh­rend ande­re fest­stel­len, dass dies ihre Pro­duk­ti­vi­tät ver­bes­sert. Wie dem auch sei, stel­len Sie sicher, dass jeder ver­steht, was sich ändern wird, um ein Gefühl von Kom­fort und Sicher­heit zu schaf­fen.

2. Wichtige Arbeitsabläufe mit Verantwortlichen klären.

Eru­ie­ren Sie die rele­van­ten Arbeits­ab­läu­fe von Anfang bis Ende. Erstel­len Sie eine Lis­te der Werk­zeu­ge, die benö­tigt wer­den, um Arbeits­pro­zes­se auch aus­ser­halb des Büros auf­recht­zu­er­hal­ten: von Com­pu­tern und Head­sets bis hin zu einer sta­bi­len Inter­net­ver­bin­dung und Zugriffs­rech­ten inner­halb Ihres Unter­neh­mens­por­tals oder ande­ren Arbeits­werk­zeu­gen.

3. Routinen und Strukturen sind wichtig.

Es mag den Anschein erwe­cken, dass die Ver­wal­tung und Kon­trol­le Ihres Teams und Ihrer Pro­jek­te eine grös­se­re Her­aus­for­de­rung dar­stellt, wenn alle Invol­vier­ten im Home Office arbei­ten und “unbe­auf­sich­tigt” sind. Um Pro­ble­men ent­ge­gen­zu­wir­ken und einen rei­bungs­lo­sen Ablauf zu gewähr­leis­ten, ist es wich­tig Fol­gen­des sicher­zu­stel­len:

  • Schaf­fen Sie eine Rou­ti­ne. Bei­spiels­wei­se durch kur­ze wöchent­li­che oder täg­li­che Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Ein­zel­ge­sprä­che im Social Intra­net, um zu sehen, wie alle vor­an­kom­men, und um even­tu­el­le Unklar­hei­ten zu bespre­chen.
  • Ermu­ti­gen Sie Ihre Mit­ar­bei­ten­den, sich selbst zu orga­ni­sie­ren und eine Struk­tur auf­recht zu erhal­ten. Kom­mu­ni­zie­ren Sie kon­kre­te Plä­ne und Zie­le und geben Ihren Mit­ar­bei­ten­den den Frei­raum.
  • Rich­ten Sie bei­spiels­wei­se ein Berichts­we­sen ein, damit alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten immer auf dem glei­chen Stand sind und Dead­lines ein­ge­hal­ten wer­den kön­nen.
  • Mit­ar­bei­ter dür­fen nicht allein­ge­las­sen son­dern müs­sen unter­stützt wer­den. Eine sys­tem­ge­stütz­te Pro­zess­struk­tur soll­te geschaf­fen wer­den.

4. Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls — unabhängig von der Entfernung zum eigentlichen Arbeitsort.

Eine plötz­li­che Ver­än­de­rung im Arbeits­um­feld Ihrer Mit­ar­bei­ter kann sehr belas­tend sein. Der Mensch ist ein sozia­les Wesen und es ist beun­ru­hi­gend, täg­lich mehr als 8 Stun­den mit dem Lap­top als ein­zi­gem Beglei­ter zu ver­brin­gen. Ins­be­son­de­re wenn Sie es gewohnt sind, von Kol­le­gen umge­ben zu sein. Stel­len Sie sicher, dass Ihre Teams über alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­werk­zeu­ge ver­fü­gen, die sie benö­ti­gen, um den Wech­sel ins Home Office so ange­nehm wie mög­lich zu gestal­ten. Pla­nen Sie regel­mäs­si­ge “Online-Tref­fen”, um ein anhal­ten­des Gefühl der Ein­heit und des Zusam­men­seins zu schaf­fen.

5. Mitarbeiter — Risikogruppen.

Die Welt­ge­sund­heits­or­ga­ni­sa­ti­on (WHO) hat davor gewarnt, dass vor allem Per­so­nen über 60 Jah­re und mit Vor­er­kran­kun­gen stär­ker gefähr­det sind — machen Sie also Team­mit­glie­der, die in die­se Kate­go­rie fal­len, zu Ihrer obers­ten Prio­ri­tät beim Über­gang Ihres Unter­neh­mens zur Fer­n­ar­beit. Die­je­ni­gen, die einem höhe­ren Risi­ko aus­ge­setzt sind, soll­ten so früh wie mög­lich nach Hau­se geschickt wer­den.

6. Bestimmen Sie wer nicht von zu Hause aus arbeiten kann — versuchen Sie diesen Umstand zu ändern bzw. zu optimieren.

Ein Bei­spiel sind Mit­ar­bei­ten­de, die sich mit Papier­ar­beit und Doku­men­ta­ti­on befas­sen. Wenn Sie bei­spiels­wei­se juris­ti­sche Papie­re haben, die unter­schrie­ben oder abge­stem­pelt wer­den müs­sen, soll­ten Sie ein Sys­tem ent­wi­ckeln, das es der betref­fen­den Arbeits­kraft ermög­licht, dies in elek­tro­ni­scher Form zu tun, oder ihre Zeit­plä­ne so umzu­or­ga­ni­sie­ren, dass die Zeit im Büro auf ein Mini­mum redu­ziert wird. Pla­nen Sie zum Bei­spiel einen Tag pro Woche für das Aus­fül­len und Unter­schrei­ben von Doku­men­ten ein. Um die zwi­schen­mensch­li­chen Kon­tak­te auf ein Mini­mum her­un­ter­zu­schrau­ben, ist es des Wei­te­ren sinn­voll unver­zicht­ba­re Tätig­kei­ten vor Ort nicht alle zur glei­chen Zeit durch­füh­ren zu las­sen: Bei­spiels­wei­se erhält Grup­pe A einen Zeits­lot am Don­ners­tag Nach­mit­tag, wohin­ge­gen Grup­pe B am Mitt­woch Vor­mit­tag rele­van­te Auf­ga­ben fer­tig­stel­len kann.

7. Schaffen Sie eine sichere Arbeitsumgebung innerhalb des Büros.

Stel­len Sie sicher, dass alle, die in der Arbeit vor Ort blei­ben müs­sen, einen iso­lier­ten Arbeits­be­reich haben und unter Qua­ran­tä­ne­be­din­gun­gen blei­ben kön­nen — das bedeu­tet, dass alle ver­teilt wer­den und eini­ge Team­mit­glie­der mög­li­cher­wei­se in einen ande­ren Arbeits­be­reich ver­legt wer­den. Das Haupt­ziel besteht dar­in, den phy­si­schen Kon­takt zwi­schen den Team­mit­glie­dern so weit wie mög­lich ein­zu­schrän­ken.

8. Informieren Sie Ihre Kunden — jeder wird Verständnis haben.

Bei der Umstel­lung auf die Fer­n­ar­beit funk­tio­nie­ren eini­ge wich­ti­ge Pro­zes­se, die bis­her im Büro statt­fan­den, mög­li­cher­wei­se nicht mehr so gut wie zuvor. Wenn Ihr Unter­neh­men auf büro­ba­sier­te Arbeits­pro­zes­se ange­wie­sen ist, soll­ten Sie eine Stra­te­gie ent­wi­ckeln, die die Kun­den über alle Pro­ble­me mit dem Sup­port oder den Auf­trä­gen in einer Wei­se infor­miert, die die Sen­si­bi­li­tät für mög­li­che Pro­ble­me oder Frus­tra­tio­nen, die dies ver­ur­sa­chen könn­te, zeigt. Dies ist für die Auf­recht­erhal­tung einer star­ken Bezie­hung zu Ihrem Kun­den­stamm, selbst in die­ser schwie­ri­gen Zeit, uner­läss­lich.

9. Schulen Sie Ihr Team.

Wenn Sie die Zeit und die Res­sour­cen haben, schu­len Sie die Teams dar­in, wie sie unter spe­zi­el­len Bedin­gun­gen effek­tiv arbei­ten kön­nen. Von fir­men- und arbeits­spe­zi­fi­schen Richt­li­ni­en bis hin zur Orga­ni­sa­ti­on des Arbeits­ta­ges und zur men­ta­len Umstel­lung auf die Arbeit aus­ser­halb des Büros — etwas, das oft (fälsch­li­cher­wei­se) ver­nach­läs­sigt wird.

Das Wich­tigs­te ist, dass Ihre Mit­ar­bei­ten­den sich in die­ser unsi­che­ren Zeit sicher und gut auf­ge­ho­ben füh­len.

Home Office: Softwareunterstützte Lösungen

Und nun möch­ten wir Ihnen an die­ser Stel­le eini­ge prak­ti­sche Bei­spie­le auf­zei­gen, um das Arbei­ten im Home Office mit Hil­fe einer Social Intra­net Lösung umge­hend effi­zi­ent und ziel­füh­rend zu gestal­ten. Anbie­ter wie Bitrix24, COYO und Staff­ba­se haben für die aktu­el­le Situa­ti­on schnell umsetz­ba­re Lösun­gen parat, damit Sie Ihren Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit geben von Zuhau­se aus zu arbei­ten und Ihr Unter­neh­men dadurch wei­ter­hin best­mög­lich funk­tio­niert.

Grenzenlose, effiziente und unkomplizierte Kommunikation.

Vor allem in einer Kri­se ist eine kon­ti­nu­ier­li­che, trans­pa­ren­te und schnel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on beson­ders wich­tig. Mit Hil­fe einer Social Intra­net Lösung kön­nen alle Mit­ar­bei­ten­den schnell und unkom­pli­ziert infor­miert wer­den, die­se Infor­ma­tio­nen mit Hil­fe von Kom­men­tar­funk­tio­nen dis­ku­tie­ren oder gar per Online-Mee­ting per­sön­lich bespre­chen. Auch erhal­ten Ihre Mit­ar­bei­ten­den die Mög­lich­keit Fra­gen zu einem Pro­jekt beant­wor­tet zu bekom­men, Exper­ten anzu­fra­gen oder einen Sach­ver­halt vom Kol­le­gen unkom­pli­ziert und schnell bestä­ti­gen zu las­sen. Meist rei­chen weni­ge Zei­len, um mit der Arbeit fort­fah­ren zu kön­nen. So wird die Effi­zi­enz gestei­gert und der gefrag­te Kol­le­ge kann auch von Zuhau­se aus umge­hend ant­wor­ten.

Auch sind regel­mäs­si­ge Mee­tings in Kri­sen­si­tua­tio­nen mit Lie­fe­ran­ten, Part­nern und ande­ren rele­van­ten Abtei­lun­gen wich­tig für das wirt­schaft­li­che fort­be­stehen. Eine gemein­sa­me Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form ver­ein­facht die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit erheb­lich: Alle sit­zen am glei­chen digi­ta­len Tisch, kön­nen alle für sie rele­van­ten Infor­ma­tio­nen jeder­zeit nach­ver­fol­gen, aus­tau­schen und eige­ne Erfah­run­gen, Beden­ken und Gedan­ken schnell und ein­fach an alle kom­mu­ni­zie­ren. Somit sind alle Betei­lig­ten stets auf dem neu­es­ten Stand, wodurch Wis­sens­lü­cken geschlos­sen wer­den kön­nen und einem erfolg­rei­chen Pro­jekt­ab­schluss nichts im Wege steht.

Projekte und Aufgaben — ortsübergreifende Zusammenarbeit.

Bitrix24 bie­tet bei­spiels­wei­se die Mög­lich­keit, Pro­jekt- und Arbeits­grup­pen auf­zu­bau­en. Dort kön­nen alle rele­van­ten Mit­ar­bei­ten­den gemein­sam an ihrem Pro­jekt arbei­ten, sich aus­tau­schen und haben stets einen Über­blick über den aktu­el­len Stand.

Mit Hil­fe von eige­nen ToDo-Lis­ten und Auf­ga­ben (und Teil­auf­ga­ben) kön­nen alle Pro­zes­se bis ins kleins­te Detail struk­tu­riert wer­den. Um wäh­rend der Pro­jekt­pha­se stets den Über­blick zu behal­ten, kön­nen alle Auf­ga­ben, deren aktu­el­ler Sta­tus sowie der Ver­ant­wort­li­che beob­ach­tet wer­den („arbei­te an, bin betei­ligt, habe auf­ge­tra­gen“). Eine auf­ga­ben­spe­zi­fi­sche Zeit­er­fas­sung zeigt auf, ob der geplan­te Pro­jekt­ab­schluss gewähr­leis­tet wer­den kann. Durch das Extra­net kön­nen exter­ne Nut­zer, wie Free­lan­cer, Part­ner oder Lie­fe­ran­ten am Ent­ste­hungs­pro­zess mit­wir­ken, wodurch einem trans­pa­ren­ten und zeit­ge­mäs­sen Arbei­ten nichts mehr im Wege steht.

Die LINXYS GmbH berät Sie ger­ne indi­vi­du­ell und ergeb­nis­ori­en­tiert zu den ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten in Bezug auf die schnel­le Ein­rich­tung einer Home Office Lösung. Damit Ihre Mit­ar­bei­ten­den opti­mal vor­be­rei­tet wer­den und von der ers­ten Minu­te an ein­satz­be­reit sind, bie­ten wir Online-Schu­lun­gen an, in wel­chen wir das Hand­ling auf­zei­gen, Fra­gen beant­wor­ten und Ihren Mit­ar­bei­ten­den somit einen opti­ma­len Start in den Digi­ta­len Arbeits­platz ermög­li­chen.

Ein­fach zusam­men­ar­bei­ten” ist unse­rer Ansicht nach der effi­zi­en­te und zukunfts­wei­sen­de Schlüs­sel zu Ihrem Unter­neh­mens­er­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen ger­ne jeder­zeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unver­bind­lich an.

Unse­re Dienst­leis­tun­gen in der Über­sicht:

  • BERA­TUNG UND KON­ZEP­TI­ON. Kein Unter­neh­men gleicht dem ande­ren: LINXYS ana­ly­siert den aktu­el­len Ist-Zustand und fin­det gemein­sam mit Ihnen das opti­ma­le Soll. Ger­ne ver­ein­ba­ren wir mit Ihnen einen kos­ten­lo­sen Ken­nen­lern­ter­min und stel­len Ihnen die Grund­prin­zi­pi­en des ver­netz­ten Arbei­tens mit einem Social Intra­net vor. Hier­bei bespre­chen wir mit den Ver­ant­wort­li­chen indi­vi­du­ell die Poten­tia­le für Ihr Unter­neh­men. mehr erfah­ren
  • REA­LI­SA­TI­ON. LINXYS rea­li­siert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen. Trans­pa­ren­te und kon­ti­nu­ier­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on mit unse­ren Kun­den ist für uns eine Selbst­ver­ständ­lich­keit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intra­net zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mit­ar­bei­ter errei­chen und mit Ihnen auf Augen­hö­he kom­mu­ni­zie­ren. Als ganz­heit­li­cher Part­ner beglei­ten wir Sie und stel­len für Sie mit den rich­ti­gen Lösun­gen und Stra­te­gien sicher, dass Sie die Leis­tungs­fä­hig­keit Ihres Unter­neh­mens erfolg­reich vor­an­brin­gen. mehr erfah­ren
  • SER­VICE. Opti­mal und indi­vi­du­ell: Ihre neue digi­ta­le Unter­neh­mens­platt­form. Vom Cor­po­ra­te Bran­ding bis zu indi­vi­du­el­len Schnitt­stel­len – LINXYS hat stets Ihr Unter­neh­men und Ihre indi­vi­du­el­len inter­nen Pro­zes­se im Fokus. mehr erfah­ren
  • LÖSUN­GEN. Ver­än­de­run­gen pro­fes­sio­nell ein­füh­ren und Ihre Mit­ar­bei­ter vom Mehr­wert über­zeu­gen. LINXYS bie­tet indi­vi­du­el­le Lösun­gen an – vor, wäh­rend und nach dem Roll­out. mehr erfah­ren
  • WORK­SHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mit­ar­bei­ten­den die Effi­zi­enz stei­gern und gleich­zei­tig Kos­ten sen­ken. LINXYS führt mass­ge­schnei­der­te Work­shops durch um die­se Zie­le auf den rich­ti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfah­ren
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