5 Gründe warum Sie mit einem Digital Workplace als Unternehmer Geld sparen

Brauchen wir einen Dig­i­tal Work­place? Müssen wir wirk­lich dig­i­tal­isieren bzw. trans­formieren? Kön­nen wir nicht irgend­wo Geld eins­paren? Das kann ja nicht so schw­er sein. Eigentlich man­gelt es bei uns an effek­tiv­er Kom­mu­nika­tion. Team­mit­glieder fühlen sich aussen vor gelassen. Mitar­beit­er wis­sen nicht, wohin sie sich wen­den kön­nen, um arbeit­srel­e­vante Infor­ma­tio­nen zu bekom­men. Verse­hentlich wird auf ver­al­tete Dateien zuge­grif­f­en und sie wer­den benutzt. Unsere Meet­ings sind zum Teil recht inef­fek­tiv. Dateien wer­den in ver­schiede­nen Ver­sio­nen via E‑Mail aus­ge­tauscht und die Kom­mu­nika­tion läuft über ver­schiedene Kanäle (Chat, What­sApp, E‑Mail).

Kommt Ihnen irgen­det­was davon bekan­nt vor? Dann ist es wahrschein­lich Zeit für einen Dig­i­tal Work­place. Es wird wahrschein­lich eine der wichtig­sten Entschei­dung sein, die Sie in diesem Jahr tre­f­fen. Der Auf­bau eines effek­tiv­en dig­i­tal­en Arbeit­sraums für Ihre Mitar­bei­t­en­den verbessert nicht nur die Zusam­me­nar­beit und sorgt für zufriedenere Mitar­beit­er, son­dern trägt auch mass­ge­blich zu Ihrem finanziellen Ergeb­nis bei. Wie? Ihr Team, Ihr Unternehmen kann deut­lich effek­tiv­er und effizien­ter arbeit­en und somit wichtige Ressourcen wie Zeit und Geld eins­paren.

Kurz gesagt ste­ht im Grunde jedes Unternehmen vor ein­er grossen und täglichen Her­aus­forderun­gen: die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig die inter­nen Kosten senken. Ist man ein wirtschafts­getriebenes Unternehmen möchte man selb­stver­ständlich gute Pro­duk­te und Dien­stleis­tun­gen an den Kun­den brin­gen, aber Umsätze bzw. Gewinne gener­ieren ist min­destens eben­so wichtig. Um finanziell “gesund” aufgestellt zu sein und auch zu bleiben, gilt es in regelmäs­si­gen Abstän­den zu prüfen, wie intern Zeit und Geld einges­part wer­den kön­nen. Einen dig­i­tal­en Arbeit­splatz aufzubauen, bedeutet Men­schen, Prozesse und Tech­nolo­gien zusam­men­brin­gen und das mit dem Ziel eine effiziente und effek­tive Mitar­beit­er­erfahrung über­all und jed­erzeit auf jedem End­be­nutzerg­erät zu ermöglichen. Dazu ist es erforder­lich, über die tra­di­tionellen Mod­elle der Arbeit­splatzumge­bung hin­auszublick­en und stattdessen darüber nachzu­denken, wie Mitar­beit­er die dig­i­tale Tech­nolo­gie nutzen, um Kun­den bess­er zu bedi­enen und ein verbessertes Gesamter­leb­nis für Kun­den zu schaf­fen. Eine umfassende Dig­i­tal Work­place Strate­gie ermöglicht es einem Unternehmen, höhere Ein­nah­men zu erzie­len, Tal­ente anzuziehen und zu binden und die Konkur­renz in ein­er hyper-ver­bun­de­nen Welt zu übertr­e­f­fen.

Wie kann also ein Unternehmen mit Hilfe eines Digital Workplace Geld sparen?

1. Immer up to date

Stellen Sie sich ein typ­is­ches Pro­jekt vor: Mehrere Per­so­n­en arbeit­en für einen bes­timmten Zeitraum daran ein definiertes Ziel in einem definierten Zeitraum zu erre­ichen. Jedes Team­mit­glied hat seine Auf­gaben, welche wiederum auf den Tei­l­ergeb­nis­sen ander­er Per­so­n­en auf­bauen und somit abhängig von diesen sind. Zwis­chen­drin erhält Ihr Pro­jek­t­team wichtige Infor­ma­tio­nen von Kun­den­seite in Form von aktu­al­isierten Doku­menten per E‑Mail. Diese Infor­ma­tio­nen wer­den selb­stver­ständlich umge­hend an alle Pro­jek­t­beteiligten per Mail verteilt — ein Kol­lege wurde fälschlicher­weise in CC genom­men, weshalb er diese Infor­ma­tion für sich als nicht rel­e­vant ein­stuft und somit ignori­ert. Und schon ist es passiert. Eventuell kann sich bere­its durch diesen einen kleinen, natür­lich men­schlichen, nachvol­lziehbaren aber den­noch gravieren­den Fehler das kom­plette Pro­jekt verzögern oder gar scheit­ern.

Dies wäre mit einem Dig­i­tal Work­place wohl eher nicht passiert. Denn dort gäbe es eine Pro­jek­t­gruppe,

• auf welche alle rel­e­van­ten Beteiligten Zugriff haben
• auf welche auch der Kunde, der Liefer­ant oder der Part­ner zugreifen und über welche kom­mu­niziert wer­den kann
• in welch­er alle Infor­ma­tio­nen, Doku­mente, Kom­mu­nika­tio­nen, Infor­ma­tio­nen zu eben diesem Pro­jekt an einem einzi­gen Ort zu find­en sind.

Gibt es ein Update oder Änderung ist diese sofort und vor allem in Echtzeit für alle Pro­jek­t­beteiligten ersichtlich. Somit kann Zeit und effek­tiv Geld einges­part wer­den — denn Pro­jek­te laufen deut­lich effizien­ter und zielführen­der ab.

2. Wissen für alle

Ihre Geschäfte laufen her­vor­ra­gend. Somit stellen Sie neue Mitar­bei­t­ende ein. Nicht sel­ten dauert es einige Monate bis ein neues Team­mit­glied die inter­nen Prozesse ken­nt und somit effizient zum Erfolg beiträgt. Mit einem Dig­i­tal Work­place lässt sich dieser Onboard­ing-Prozess deut­lich effizien­ter und auch effek­tiv­er gestal­ten. Beispiel­sweise kön­nen die ersten Schritte im Unternehmen über ein Explain-Video näher gebracht und erk­lärt wer­den. In einem Onboard­ing-FAQ kön­nen diverse Anweisun­gen aufge­führt wer­den, die den Arbeit­sall­t­ag von der ersten Minuten an trans­par­ent gestal­ten. Das neue Team­mit­glied kann somit im ersten Schritt selb­st erkun­den, wie es funk­tion­iert, wo beispiel­sweise alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen zu find­en sind und wie miteinan­der kom­mu­niziert und zusam­mengear­beit­et wird.

Aber auch in einem anderen Fall ist es sehr wichtig, dass Wis­sen nicht zer­streut in müh­samer Kleinar­beit zusam­menge­sucht wer­den muss oder gar bei nur einem einzi­gen Mitar­beit­er liegt. Stellen Sie sich vor ein Mitar­beit­er ver­lässt das Unternehmen und nimmt das über Jahrzehnte gesam­melte Wis­sen mit. Dies wäre fatal. Kann jedoch nicht passieren wenn alles an einem Ort gesam­melt doku­men­tiert ist: In Wikis hat jed­er Experte die Möglichkeit das gesam­melte Wis­sen für alle über­sichtlich zu doku­men­tieren und die His­to­rie eines Pro­jek­tes ist in der entsprechen­den Pro­jek­t­gruppe gespe­ichert. Alle Infor­ma­tio­nen und die gesamte Kom­mu­nika­tion kann bei Bedarf lück­en­los und voll­ständig nachvol­l­zo­gen wer­den. Somit kann neuen Mitar­bei­t­en­den oder exter­nen Part­nern mit weni­gen Klicks der Zugriff auf diese Infor­ma­tio­nen gewährt wer­den und ein rei­bungslos­er Pro­jek­tver­lauf ist garantiert. Auch in diesem Fall kann sehr viel Zeit und somit eben Geld einges­part wer­den.

3. Automatisierung

Automa­tisch die Effizienz steigern? Klingt gut? Ist es auch. Seien Sie sich aber bitte bewusst, dass dies ein wenig Vorar­beit benötigt. Eine Automa­tisierung von bspw. Prozessen begin­nt damit, schwache oder auch sich wieder­holende Verknüp­fun­gen in einem Prozess zu iden­ti­fizieren, die von Com­put­ern statt von Per­so­n­en aus­ge­führt wer­den kön­nten. Es geht nicht nur darum, den Mitar­beit­ern das Leben zu erle­ichtern, son­dern auch darum, die Prozesse zu beschle­u­ni­gen und alle Hin­dernisse zu beseit­i­gen, die Ihr Team auf dem Weg zum Erfolg aufhal­ten. Somit soll­ten Sie sich im ersten Schritt über­legen, welche Prozesse stan­dar­d­isiert wer­den kön­nen, damit Ihre Mitar­bei­t­en­den mehr Zeit für die wirk­lich wichti­gen Auf­gaben haben — näm­lich für Ihre Kun­den. Mit Hil­fe eines Dig­i­tal Work­place, also ein­er passenden Soft­ware, kön­nen Sie Ihr Geschäft so auf­bauen, das es schlank, agil, pro­duk­tiv ist und noch dazu Spass macht.

Lassen Sie sich auf dieses The­ma ein, auch wenn es Ihnen im ersten Moment eventuell ein wenig Angst macht oder aufwendig erscheint. Bei ein­er Automa­tisierung geht es nicht darum, men­schlich Fähigkeit­en über­flüs­sig ausse­hen zu lassen. Im Gegen­teil — die Automa­tisierung soll auf keinen Fall den Men­schen erset­zen. Es geht lediglich darum, mit den ver­füg­baren Tech­nolo­gien, das beste für sich und sein Unternehmen her­auszu­holen. Nutzen Sie Tech­nolo­gien indem Sie die richti­gen Anwen­dun­gen dafür in Ihrem Unternehmen find­en. Durch die opti­male Automa­tisierung von Geschäftsabläufen kön­nen Sie und Ihre Team­mit­glieder mehr Freude an der Arbeit und an der Kreativ­ität haben — und gle­ichzeit­ig wer­den die zwei wichti­gen Ressourcen Zeit und Geld am richti­gen Ort einge­set­zt.

4. Der Kunde im Fokus

Brauchen wir wirk­lich ein CRM? Nun, die Antwort ist ziem­lich ein­fach. Wenn Ihr Unternehmen Pro­duk­te oder Dien­stleis­tun­gen an Kun­den verkauft und Sie wach­sen bzw. den Umsatz steigern möcht­en, haben Sie einen Bedarf an CRM.

Die Bere­it­stel­lung eines qual­i­ta­tiv hochw­er­ti­gen Kun­den­er­leb­niss­es ist tra­di­tionell ressourcenin­ten­siv, aber dig­i­tale Tech­nolo­gien kön­nen bes­timmte Aspek­te automa­tisieren, wodurch auf der einen Seite  Kosten gesenkt und auf der anderen Seite die Ser­vice­qual­ität erhöht wird. Organ­i­sa­tio­nen, die in einen Dig­i­tal Work­place investieren, ermöglichen es beispiel­sweise poten­tiellen Kun­den, sich via Chat an das Unternehmen zu wen­den. Im Hin­ter­grund arbeit­et im ersten Schritt ein Chat­bot, welch­er das Selb­st­be­di­enungstool voll automa­tisiert bedi­ent. Wurde genü­gend Zeit in die Entwick­lung dieser Automa­tisierung investiert, d.h. wird das Kun­den­er­leb­nis an dieser Stelle opti­mal befriedigt, ste­ht ein­er langfristi­gen Kun­den­beziehung nichts mehr im Wege. Denn die ini­tialen Fra­gen kön­nen umge­hend beant­wortet wer­den — das Ver­trauen in das Unternehmen steigt und es kann in Phase 2 überge­gan­gen wer­den — die Phase in welch­er ein Kun­den­ber­ater übern­immt und den Deal abschliesst.

Von der ersten Kon­tak­tauf­nahme an hat das Unternehmen mit Hil­fe des Dig­i­tal Work­place den einzel­nen Kun­den im Fokus. Alle Infor­ma­tio­nen wer­den an einem einzi­gen Ort gesam­melt. Von diesem einen Dreh- und Angelpunkt aus, kön­nen alle Aktiv­itäten diesen Kun­den betr­e­f­fend ges­teuert und überwacht wer­den. Somit haben Sie beim näch­sten Kun­denkon­takt mit nur einem Klick alle Infor­ma­tio­nen vor­liegen, müssen diese nicht erst müh­selig zusam­men­su­chen und sind in der Lage umge­hend auf Wün­sche oder Fra­gen zu reagieren.

5. Orts- und Zeitunabhängigkeit

Der Dig­i­tale Arbeit­splatz ermöglicht es allen Beteiligten von über­all und jed­erzeit zu arbeit­en. Dabei geht es selb­stver­ständlich nicht darum, Ihre Mitar­bei­t­en­den 24/7 zu beschäfti­gen. Im Gegen­teil: Es geht darum, Ihren Mitar­bei­t­en­den die Frei­heit­en einzuräu­men, welche Sie per­sön­lich für ein effizientes Arbeit­en benöti­gen. Im Fokus dabei ste­ht wiederum die Kosteneinsparung durch Effizienz. Dadurch, dass sich beispiel­sweise Ihre Pro­jek­t­teams dig­i­tal organ­isieren, kön­nen Entschei­dun­gen deut­lich schneller getrof­fen wer­den — denn alle Dat­en und Fak­ten, auf welch­er eine Entschei­dung getrof­fen wer­den kann, sind in Echtzeit ein­se­hbar. Ungle­iche Wis­sensstände wer­den auf ein Min­i­mum reduziert. Bei Prob­le­men kön­nen entsprechende Experten mit einem Klick hinzuge­zo­gen wer­den ohne dass diese eine lange Reise von Stan­dort A nach Stan­dort B antreten müssen. Somit kön­nen Meet­ings deut­lich effizien­ter gestal­tet, Ergeb­nisse schneller erar­beit­et und Entschei­dun­gen schneller getrof­fen wer­den.
Weit­er­hin geht es bei diesem Punkt darum, all Ihre Mitar­bei­t­en­den miteinzubeziehen. Durch die dig­i­tale Ver­füg­barkeit aller rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen auf diversen mobilen Endgeräten, erre­ichen Sie bspw. auch Ihre Non-Desk Work­er und Aussen­di­en­st­mi­tar­beit­er. Somit sind auch diese, vorher schw­er zu erre­ichen­den Mitar­bei­t­en­den stets auf dem neuesten Stand und kön­nen entsprechend agieren.

Alles kann — nichts muss | Digital Workplace

Der Dig­i­tal Work­place verän­dert die Art und Weise, wie Mitar­bei­t­ende zusam­me­nar­beit­en, wie Unternehmen ihre Kun­den unter­stützen und let­z­tendlich wie sie Geschäfte machen. Die Umgestal­tung des Arbeit­splatzes ist ein strate­gis­ch­er Schritt für ein Unternehmen — und nicht ein­fach nur ein Bestreben, Dien­stleis­tun­gen und Sup­port zu kom­merzial­isieren. Ein Unternehmen, das einen dig­i­tal­en Arbeit­splatz auf­bauen kann, wird wertvolle Geschäft­sergeb­nisse mit weitre­ichen­den Auswirkun­gen erzie­len.

Wichtig ist jedoch, dass Sie sich bewusst sind, dass der Ein­satz ein­er neuen Tech­nolo­gie bzw. eines neuen Sys­tems eine Her­aus­forderung darstellt und im Vor­feld Ihre Zeit in Anspruch nehmen wird. Ein Dig­i­tal Work­place bietet viele ver­schiedene Möglichkeit­en Ihre Geschäft­sprozesse zu automa­tisieren und die Kom­mu­nika­tion und Kol­lab­o­ra­tion im Unternehmen zu verbessern. Nicht sel­ten kommt es daher vor, dass man sich in der Fülle der Funk­tio­nen ver­liert. Somit ist es essen­tiell, dass Sie sich im ersten Schritt Zeit nehmen. Dass Sie sich genü­gend Zeit dafür nehmen zu über­legen, was Sie in Zukun­ft erre­ichen möcht­en und vor allem wie Sie diese Ziele erre­ichen möcht­en. Ein stark­er Part­ner an Ihrer Seite kann dabei unter­stützen den Blick aufs Grosse Ganze zu lenken und somit Ihren Weg in die dig­i­tale Zukun­ft zu ebnen.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

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